Fiziksel Arşiv Düzenleme

ARŞİV HİZMETLERİ

Envanter Çalışması

Kurum ve kuruluşların mevcut arşiv içeriği dosya ve evrak bazında incelenerek, kurumun belge kaynakları yıllık belge üretimi ve dosyalama-saklama ihtiyaçları için gerekli sarf malzemesi tespiti yapılmaktadır.

Arşiv sistematiğinin oluşturulması için kurumun tüm fonksiyonlarının tespiti yapılarak , fonksiyonlar arası ilişkiler belirlenmektedir. Mevcut birimle ile görüşmeler yapılarak hangi belgeleri ürettikleri, belgelere hangi kriterler üzerinden ulaşmak istedikleri, ürettikleri belgelerin kaç yıl saklanması gerektiği konularında görüşmeler yapılarak arşiv sistematiğinin alt yapısı hazırlanmaktadır.

Dosya Tasnif Planları

Üretilen belgelerin, gerektiğinde yeniden kullanımı için koruma altına alınması gerekmektedir.

Üretilen bir belgenin yeniden kullanımı gerektiğinde belgeye etkili ve verimli ulaşımın sağlanabilmesi için kurumun yapısına uygun dinamik bir sınıflama sisteminin oluşturulması sağlanmalıdır.

Yapılan envanter çalışması ile, kurumun fonksiyon ve birim ilişkileri ortaya çıkarılıp etkin bir Dosya Tasnif Planı ve Dosyalama Yönetmeliği hazırlanmaktadır.

16 Mayıs 1988 Tarih ve 19816 sayılı Resmi Gazete da yayınlanan “Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik” in 44. maddesi; 3473 sayılı kanun kapsamındaki kuruluşları; Dosya Sistemlerini kurmak ve Dosya Yönetmeliklerini hazırlamakla mükellef kılmıştır. Kamu kurum ve kuruluşlarına 2005 / 7 sayılı Başbakanlık genelgesine uygun olarak Standart Dosya Tasnif Planı ve Saklama Planları hazırlanmaktadır

Saklama Planları ve
İmha İşlemleri

Arşivlerin dinamik kalmasını sağlayan en önemli faktörlerden biri ayıklama ve imha işlemlerinin yapılmasıdır. Fiziksel arşiv alanlarındaki yer kaybını, karışıklığı, iş gücü kaybını ve belge kirliliğini önlemek için ayıklama-imha işlemleri kanunlarda belirtilen kısıtlar dikkate alınarak yapılmalıdır.

Ayıklama ve imha işlemlerinin düzenli olarak yapılabilmesi için Evrak saklama Planı ve Yönetmeliği hazırlanmalıdır.

Saklama planının hazırlanarak ayıklama ve imha işlemlerinin yapılması; Arşivin sürekli kendini yenilemesine, saklanmasına gerek kalmayan belgelerin zamanında imha edilerek yer, zaman , ekipman ve sarf malzemeden tasarruf edilmesine imkan sağlamaktadır.

Evrak saklama yönetmeliği; 3473 sayılı muhafazasına lüzum kalmayan evrak ve malzemenin yok edilmesi kanun ve 16 Mayıs 1988 tarih ve 19816 sayılı Resmi gazetede yayınlanan Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğe uygun olarak, birimler bazında yürütülmekte olan fonksiyonların bağlı bulundukları kanun, tüzük ve yönetmeliklere dayanılarak , kurumdaki her evrakı kapsayacak şekilde hazırlanmaktadır.

Fiziki Düzenleme

Kurumların yapısına uygun , doğru dosyalama yöntemleri tespit edilerek, arşivlerde maksimum oranda yer tasarrufu sağlanmaktadır.

İlk kez firmamız tarafından hayata geçirilen Ta-Dos (Teknik Arşivler Doğru Dosyalama) ve Ka-Dos (Kurum Arşivleri Doğru Dosyalama) yöntemleri ile çağa uygun modern arşivler kurulmaktadır.